… farcire e infornare per 25 minuti a 220 gradi.
Sarebbe bello se la ricetta per risultare più produttivi fosse chiara e semplice da seguire come le tante che si trovano sui libri di cucina! Eppure, qualcuno proprio dal timer che abbiamo vicino al forno per tenere sott’occhio il tempo che passa ha preso l’ispirazione e lo stimolo per invertire una tendenza che gli pareva stesse inficiando la sua capacità di concentrazione, e ha finito per mettere a punto una strategia di gestione del tempo fra le più efficaci ed utilizzate in assoluto.

Parliamo della nascita della Tecnica del Pomodoro, ovvero di quando il suo ideatore Francesco Cirillo, stufo di avere la sensazione di perdere tempo senza approdare ad alcun risultato, si propose una sfida di concentrazione su un task predefinito per un tempo definito, da calcolare appunto con un piccolo timer da cucina a forma di pomodoro. Oggi questa tecnica viene usata da moltissime persone, che ne apprezzano la praticità nel concentrare lo sforzo produttivo in sessioni da 25 minuti, focalizzate su un’attività ben definita, intervallate dallo squillo che annuncia il momento per brevi pause di 5 minuti utili per staccare e ricaricare le batterie. Dopo una serie di “pomodori” completati nell’arco della giornata, la tecnica consiglia di prendere una pausa più lunga.

Sembra molto lineare e facile da seguire, apparentemente, almeno fino a quando non si faccia un piccolo esame di coscienza riguardo a come più o meno tutti quanti normalmente utilizziamo il nostro tempo durante il lavoro. La telefonata, il messaggio sullo smartphone, l’occhio curioso sulla timeline del social network, il minuto (facciamo cinque) di pausa caffè, la chiacchiera con il collega sono tutte interruzioni che inficiano la concentrazione, da riprendere di volta in volta, protraggono il tempo dedicato ad ogni obiettivo e spesso fanno sì che il prodotto del nostro lavoro non sia esattamente all’altezza delle aspettative.

Ma quanto esercizio ci vuole per mantenere la concentrazione su un’attività alla volta per 25 minuti? Lo stesso ideatore della Tecnica del Pomodoro non ha certo avuto risultati immediati, né con ogni probabilità li avrà nessuno ai primi tentativi. Quella che però appare chiara, fin dal primo, è la differenza tangibile tra mantenere la concentrazione continuativamente solo su quello che si stia facendo per un lasso di tempo definito e dover invece interrompere ogni volta e ricominciare.

Ecco due consigli secondo noi fondamentali nell’approccio alla Tecnica del Pomodoro:

Pianifica e non fare collezione di pomodori

Come lo stesso ideatore consiglia, una buona pianificazione del lavoro è il primo, essenziale, passo. Importante intanto tenere nota delle varie attività man mano che emergono, spuntare quelle che alla fine della giornata vengono completate, avere un elenco delle cose da fare durante la giornata ordinate secondo la priorità, con lo spazio per quelle impreviste ma da affrontare il prima possibile, e avere dati aggiornati e puntuali per poter programmare i tempi da dedicare alle varie attività nel futuro.

Questo perché non basta fare una collezione di pomodori durante la giornata per poter dire di aver prodotto efficacemente, anzi è proprio in questa maniera che si rischia di lavorare tanto e di produrre poco.

Quanti pomodori avevi stimato di impiegare per produrre questo articolo, tra ricerca delle fonti, stesura della bozza e revisione finale? Di quanti hai effettivamente avuto bisogno? Tutti elementi utili per affinare la performance al prossimo tentativo.

Gestisci interruzioni e pause

Inutile negarlo, arrivare anche solo ai primi 25 minuti di concentrazione senza interruzioni sarà un processo difficile. Da un lato si tratterà di avere a che fare con le proprie distrazioni personali, dall’altro di gestire quelle che provengono dall’esterno, come telefonate, interruzioni e imprevisti. Sarà utile da un lato annotare quello che più facilmente ci distrae, mentre dall’altro sarà necessario imparare a non farsi inghiottire da quel che succede intorno. Comunicare di essere impegnati su altro e non lasciare che l’interruzione mandi all’aria il progetto fa parte dell’acquisizione della tecnica, e produrrà i suoi frutti.

Per ciò che concerne le pause, il miglior consiglio è di usarle in maniera intelligente, senza farne momenti di compulsiva consultazione dello smartphone quanto piuttosto di un break rigenerante. Durante la pausa più lunga, dopo aver completato un tot di pomodori, stacca, fai una passeggiata e ricarica le batterie.   

Se non avete mai avuto a che fare con questa tecnica potete mettervi alla prova voi stessi grazie alla web-app, che trovate qui: https://pomodoro.francescocirillo.com/.

Solo con l’esercizio si potrà ottimizzare la tecnica, definirla al meglio negli slot orari giornalieri e renderla quanto più utile e personalizzata possibile. Come ben spiegato nel libro dell’autore: “L’ottimizzazione di un orario deriva da un processo di osservazione e feedback continui. L’obiettivo è quello di rafforzare più possibile il concetto di successione regolare di attività”.

Andare al lavoro alle 9 di mattina e staccare alle 9 di sera per tornare a casa significa sicuramente lavorare tanto, ma non necessariamente essere altrettanto produttivi. E l’obiettivo qual è? Lavorare tanto o lavorare in maniera efficace?

DRIIIIN … pausa passeggiata

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