Quando si parla di ottimizzazione dei processi aziendali ci si riferisce all’attivazione di tutti quei meccanismi che facciano sì che il risultato finale possa essere il migliore dei risultati possibili. Avere chiaro l’obiettivo finale da raggiungere, e unire tutti i punti di snodo che a quello conducono in un processo che si dimostri funzionale, aiuta a tenere sotto controllo sia quelle che sono le specificità e criticità legate ai singoli elementi coinvolti sia il quadro generale della situazione.

Analizzare i flussi di lavoro attraverso un sistema di gestione visuale aiuta a minimizzare qualsiasi tipo di spreco e aumentare le prestazioni, come richiesto in un sistema di “produzione snella”. Tutto ciò è reso possibile dall’utilizzo di una struttura come la Kanban Board, il cui nome (kanban) in giapponese ha proprio il significato di “segnale visuale”.

Che cos’è una Kanban Board

Il modo più semplice per descrivere una Kanban Board a quanti non la conoscessero, è quello di paragonarla a una lavagna plastificata suddivisa in almeno tre colonne: il lavoro da fare, quello in fase di svolgimento e quello completato. Ovviamente la personalizzazione del modello è altamente consigliabile, e a queste colonne è bene che ne siano aggiunte altre, come ad esempio l’obiettivo finale del processo, l’eventuale fase di revisione del lavoro o gli elementi del team ai quali sono stati assegnati determinati compiti.

All’interno delle colonne sono attaccati dei cartellini adesivi che rappresentano le varie attività da svolgere, che si muovono lungo la lavagna da un segmento all’altro in base alla fase di lavorazione del singolo compito assegnato. Questo aiuta enormemente nell’avere visivamente chiara la mole dei processi da svolgere, e insieme nell’individuazione degli eventuali squilibri nei carichi di lavoro o dei punti critici che creano intoppi ai flussi e rallentano i tempi.

Tutto questo naturalmente può non esistere come foglietti di carta su supporto di plastica, anzi viene principalmente utilizzato ad oggi attraverso lo schermo di un pc, la cui memoria aiuta nella comprensibilità e nella conservazione dei preziosi dati che ogni “lavagna” raccoglie.

Vantaggi dell’utilizzo della Kanban Board

Affiancato ad una pianificazione ragionata delle priorità – elemento tra l’altro continuamente modificabile grazie al feedback fornito dai movimenti dei tasselli all’interno della Kanban Board – questo strumento permette:

• di ottimizzare le tempistiche di lavorazione, fissando limiti chiari per il movimento dei cartellini sulla lavagna;
• di intervenire efficacemente sull’eliminazione dei “colli di bottiglia” che venissero a crearsi;
• di spingere al miglioramento continuo. La dirigenza e il team coinvolto possono infatti rapidamente leggere i dati relativi alla fase in cui il processo avesse incontrato una qualche difficoltà e prontamente intervenire.   

Uno degli elementi chiave da considerare, favorevole all’adozione di uno strumento come la Kanban Board, è quello di poter essere sovrapposto senza traumi eccessivi ai flussi di lavoro già esistenti in azienda. Non necessita di cambiamenti radicali all’inizio, quanto invoglia invece a implementarne successivamente. A tale proposito può essere accettato meglio, senza il timore di ricevere uno shock organizzativo.

Solo comprendere i procedimenti che conducono ai risultati che si erano prefissati fa sì che tali processi possano essere migliorati e resi più efficienti. La Kanban Board, che come detto sposa l’idea della spinta verso il miglioramento continuo, aiuta a restituire una visione il più possibile chiara e condivisa dei meccanismi interni dell’organizzazione. E sappiamo bene come questo elemento possa incidere in maniera considerevole nel sistema azienda per contare su dipendenti responsabilizzati e motivati.