I datori di lavoro subordinato che erogano redditi di lavoro dipendente o assimilati, in qualità di sostituti d’imposta devono effettuare a fine anno o – in caso di cessazione del rapporto di lavoro in corso d’anno – alla data di cessazione dello stesso, il conguaglio tra le ritenute operate e l’imposta dovuta sull’ammontare complessivo dei compensi erogati (art. 23, comma 3, D.P.R. n. 600/1973).

Le precondizioni implicano l’instaurazione di un rapporto di lavoro subordinato che obblighi il datore all’erogazione di una retribuzione da lavoro dipendente o assimilabile (risultano pertanto esclusi i rapporti non riconducibili al lavoro subordinato es. prestazioni occasionali).

Pertanto, in sede di conguaglio di fine anno il sostituto d’imposta deve:

1) verificare se nel corso del periodo d’imposta il lavoratore ha intrattenuto più rapporti di lavoro subordinato o parasubordinato; nel caso, provvedere al conguaglio di tutti redditi complessivamente erogati e delle trattenute fiscali complessivamente effettuate;

2) verificare se il lavoratore ha richiesto il conguaglio complessivo tenendo conto dei redditi percepiti presso altro datore di lavoro;

3) verificare se il lavoratore ha chiesto di tenere conto di eventuali oneri deducibili e/o detraibili nella determinazione del conguaglio fiscale annuale;

4) effettuare il cumulo di tutte le retribuzioni corrisposte nel periodo d’imposta (entro il 12 gennaio dell’anno successivo secondo il principio di cassa allargato) determinando il reddito imponibile complessivamente erogato;

5) individuare l’imposta lorda dovuta sull’ammontare complessivo delle retribuzioni medesime;

6) computare le detrazioni annue eventualmente spettanti ex artt. 12 e 13 del TUIR e quelle già fruite dal lavoratore dipendente a norma dell’art. 15 dello stesso testo unico sulla base di quanto indicato dallo stesso nel modello detrazioni;

7) determinare l’imposta netta complessiva dovuta;

8) trattamento integrativo € 1.200 a decorrere dal 2021, da erogare se il reddito complessivo non è superiore a € 28.000;

– ulteriore detrazione per i redditi complessivi non superiori a € 40.000.

Occorre verificare la scelta effettuata dal dipendente, si potranno verificare i seguenti casi:

1. Nessuna scelta – percepire il beneficio mensilmente: occorre verificarne la spettanza in base ai limiti sopra indicati e procedere all’erogazione di eventuali quote non erogate o alla restituzione di quote erogate in eccesso;
2. Non applicazione del beneficio: occorre procedere alla restituzione degli importi eventualmente fruiti;
3. Applicazione a conguaglio: occorre procedere all’erogazione di tutto l’importo spettante.

In caso di non spettanza, entrambi devono essere recuperati (per importi superiori a € 60 è previsto il recupero in otto rate di pari ammontare a partire dalla retribuzione che sconta gli effetti del conguaglio);

9) determinare la maggiore o minore imposta (IRPEF, Addizionale regionale e comunale) dovuta rispetto a quanto già trattenuto durante l’anno;

10) trattenere o rimborsare in busta paga l’esito del conguaglio fiscale.

Tempistica

Il conguaglio fiscale di fine anno deve essere effettuato entro il 28 febbraio dell’anno successivo. Il versamento delle ritenute deve essere effettuato:

– entro il 16 gennaio per il conguaglio effettuato a dicembre;

– entro il 16 febbraio per il conguaglio effettuato a gennaio;

– entro il 16 marzo per il conguaglio effettuato a febbraio.

Le somme conguagliabili devono essere state erogate entro il 12 gennaio (principio della “cassa allargata”).

In caso di cessazione del rapporto di lavoro, il conguaglio deve essere effettuato alla data di cessazione del rapporto stesso.

Sanzioni

Omesso o insufficiente versamento delle ritenute fiscali: sanzione pari al 30% dell’imposta non versata. È comunque possibile avvalersi del ravvedimento operoso. È esclusa la responsabilità solidale del lavoratore se le ritenute sono state comunque effettuate.

Si applica anche la sanzione penale della reclusione da sei mesi a due anni se si rientra nel reato di omissione di versamento di ritenute dovute o certificate per un importo superiore a 150.000,00 euro per periodo di imposta.