I primi mesi del 2020 lo hanno confermato in maniera evidente: la Comunicazione in azienda ha un’importanza fondamentale. Quando la disgregazione dovuta all’emergenza ha travolto come un’onda tutte le consuetudini che davamo per scontate nei luoghi di lavoro, molti manager sono stati costretti a fare i conti con strumenti tutt’altro che collaudati per mantenere i contatti con dipendenti e colleghi, così come i lavoratori, dalle loro spesso improvvisate postazioni, facevano il possibile per rimanere al passo e garantire la produttività attraverso nuovi sistemi di collaborazione. Abbiamo tutti toccato con mano quanto potesse essere differente avere uno scambio faccia a faccia davanti a una scrivania o davanti a uno schermo del computer.

Raccogliere il guanto di sfida lanciato da questa – spesso traumatica – esperienza significa dotare la propria azienda di tutti gli strumenti utili, dal punto di vista pratico come teorico, a garantire un buon livello di comunicazione interna, che sia esplicitata attraverso la presenza fisica o che avvenga da remoto. Siamo tutti d’accordo, infatti, su quanto incida un buon livello di comunicazione sia sul fronte della produttività, favorendo gli scambi collaborativi e incentivando creatività e innovazione, sia sul fronte del coinvolgimento, della motivazione del personale e della trasmissione dei valori e della cultura aziendale. Tutti elementi da tenere in grande considerazione quando ci si appresti a realizzare un piano di comunicazione interna, fondamentale per non incorrere in errori dettati dall’improvvisazione.

Come strutturare il piano di comunicazione interna

Passare da una situazione emergenziale ad una strutturata presuppone infatti una corretta pianificazione, che sia capace di mettere in chiara luce le necessità da affrontare e la visione e gli obiettivi che l’azienda si propone di raggiungere. Anche perché sono parecchi gli aspetti coinvolti quando ci si riferisce genericamente alla redazione di un piano di comunicazione interna.

• Ci sono aspetti più strettamente strategici, momenti nei quali la dirigenza intende trasferire ai lavoratori, singoli o in gruppo, la propria visione sugli obiettivi di business raggiunti o su quelli che si intende raggiungere nel breve o lungo termine. Si tratta di un tipo di comunicazione che solitamente parte dai manager verso i dipendenti, e se da un lato serve a rafforzare la cultura organizzativa, dall’altro non può non essere motivante e stimolare il team. Da non sottovalutare, per questo aspetto specifico (ma vale come regola aurea in generale) l’importanza del feedback.

• Ci sono aspetti più funzionali, legati così alla comunicazione di necessità operative come a quelle orizzontali di coordinazione e collaborazione tra team coinvolti nei vari progetti. Se da un lato è l’azienda che deve tenere presenti tutti gli elementi utili a favorire l’informazione interna, dall’altro appare fondamentale prepararsi, online e offline, per far sì che i momenti di collaborazione siano quanto più produttivi possibile e soddisfacenti per ciò che riguarda il personale coinvolto.

• Ci sono aspetti più puramente motivazionali, che servono a rafforzare il senso di appartenenza ai valori espressi dalla cultura aziendale e aumentare l’impegno del personale. Quest’ultimo aspetto, che subito richiama alla mente eventi aziendali e di team building, è stato quello più penalizzato dalle recenti vicende legate all’emergenza, e richiede in sede di progettazione, da parte del management, grande cura e dedizione. Perché come abbiamo avuto modo di vedere – e leggendo i segnali che arrivano da mercati del lavoro più moderni del nostro – la partita che si gioca intorno alla motivazione del personale di talento può fare la fortuna dell’azienda, o al contrario determinarne in negativo le performance.

Una volta definite le priorità e approfondito al meglio ogni aspetto, compreso il tono di voce da adottare e il livello di formalità richiesto dalle singole comunicazioni, il secondo passo è quello di dotare l’azienda degli strumenti giusti per la realizzazione del piano di comunicazione interna. Da questo punto di vista le possibilità si fanno innumerevoli, e vanno tarate in base alle esigenze della singola realtà.

Tra elementi offline e online, compresa l’adozione di software ad hoc pensati proprio per accorpare quante più funzioni possibili in una sola piattaforma, le valutazioni vanno fatte tenendo presente quale impatto possa avere a tutti i livelli la cura di una comunicazione efficace. Per noi di Studio Felli è da sempre una delle colonne portanti del Modello F.i.c.O.