“Ci vorrebbero giornate da 36 ore!”. O peggio: “È passata un’intera giornata e ho la sensazione di non aver combinato niente!”. Sono solo alcune delle frasi che spesso ci ripetiamo o che si sentono ripetere quando ci si riferisce alla Gestione del Tempo, volutamente scritto con la lettera maiuscola, a sottolinearne l’importanza centrale.

Siamo infatti fermamente convinti che il tempo del lavoro, e conseguentemente il tempo libero, siano un argomento fondamentale nella vita di qualsiasi imprenditore, professionista e di qualsiasi lavoratore, e che da una corretta gestione del primo, strategicamente orientata alla massima produttività e alla riduzione di eccessi e sprechi, possa derivare un maggiore equilibrio e una maggiore soddisfazione per ciò che riguarda il secondo. E quanto sia importante per ognuno avere abbastanza tempo libero da poter dedicare alle proprie attitudini private, agli affetti o alle proprie passioni non c’è davvero bisogno di rimarcarlo.

Che fare dunque quando ci si sente sopraffatti dalle cose da fare, quando sembra di rincorrere continuamente i minuti e le ore che passano senza venirne a capo? Lavorare di più in questi casi non sembra essere la soluzione più utile. Piuttosto, per risultare più efficaci e produttivi, il segreto sta nel lavorare meglio, con una maggiore organizzazione e più strategia, puntando su una maggiore efficienza durante il tempo dedicato al lavoro.

Come farlo? Ecco 3 lezioni da tenere a mente.

Lezione 1: Imparare a priorizzare

Tutti affrontiamo una giornata di lavoro con una – più o meno esplicita – to do list, ovvero una lista delle cose da fare. Quando questa lista si fa troppo corposa, la migliore domanda che si può rivolgere a se stessi è: “Quali sono le cose che farebbero una grande differenza se le realizzassi oggi?”.  Una semplice domanda che sicuramente aiuta a determinare in quali compiti immergersi subito, quali mettere da parte per dopo e quali delegare o addirittura eliminare dalla lista.

Un ragionamento che viene ben sintetizzato in quella che è conosciuta come Matrice di Eisenhower o di Covey per la gestione delle priorità. Utilizzando infatti i concetti di urgenza e importanza dell’azione da eseguire, la matrice aiuta a comprendere quali siano le situazioni da affrontare immediatamente (Urgenti e Importanti), quali possano essere rimandate a un secondo momento (Importanti ma non Urgenti), quali possano essere delegate ad altri collaboratori (Urgenti ma non Importanti) e quali infine possano essere lasciate stare (non Urgenti e non Importanti).

Un’altra interessante strategia per stabilire le priorità nella lista delle cose da fare è la regola 80/20, o principio di Pareto, secondo il quale l’80% dei risultati deriva dal 20% degli sforzi impiegati. Applicare questo principio significa identificare le attività che abbiano il maggiore impatto sugli indicatori chiave di prestazione e sugli obiettivi organizzativi ed eseguire per primi questi compiti.

Lezione 2: Sapersi dare dei limiti e usufruire delle pause

Errori molto comuni nella Gestione del Tempo, nei quali prima o poi tutti cadiamo, sono quello di profondere troppo tempo ed energia sullo stesso compito e quello di dimenticarsi di fare delle pause utili a ricaricare le batterie fisiche e mentali. Nel primo caso, la percezione di produttività rischia di scontrarsi con una realtà nella quale invece si sarebbero potute affrontare più situazioni in maniera più efficace, mentre nel secondo caso si rischia di finire in confusione e aumentare soltanto i livelli di stress.

Assegnare ad ogni compito un tempo predeterminato per portarlo a termine può essere una soluzione, così come possono esserlo affidarsi a tecniche come quella del Pomodoro (della quale abbiamo parlato approfonditamente QUI) o a regole ferree di divisione tra tempo lavoro e tempo di riposo, così da poter staccare completamente e ricaricarsi. Qualunque sia la tecnica che si finisca per scegliere, l’importante è rispettare l’enunciato di base che ci si sia imposti: una volta trascorso il tempo assegnato, bisogna smettere di lavorare su quell’attività.  

Lezione 3: Imparare a ottimizzare meeting e call di lavoro

Gli incontri, le riunioni e le call di lavoro sono aumentate a dismisura negli ultimi anni. Ma siamo davvero sicuri che questi momenti siano davvero così utili e produttivi? Tutti tutti? Una recente ricerca condotta da Otter.ai, società tecnologica di Mountain View, in collaborazione con la University of North Carolina ha addirittura concluso che quasi un terzo delle riunioni non sono necessarie, e che le organizzazioni sprecano moltissime risorse economiche per questo.

Declinare la partecipazione a riunioni non necessarie fa certamente parte del processo di Gestione del Tempo nell’ottica della maggiore produttività ed efficienza. Così come, quando si è presenti agli incontri, il fare attenzione ad attenersi scrupolosamente all’ordine del giorno. Rimanere in tema, non divagare, non impiegare più tempo del necessario, allontanare tutto ciò che non sia pertinente aiuta a non superare il tempo previsto per la riunione. E a valorizzarlo soprattutto.

Infine, bisogna anche saper imparare a dire di no. Talvolta il fatto di non avere ben chiare le priorità e i propri limiti spinge ad accettare richieste che non possono essere soddisfatte nella maniera corretta. Saper dire di no non significa ammettere una mancanza, quanto piuttosto dimostrare la consapevolezza dei propri mezzi, della propria responsabilità e della propria strategia. Come per ogni tipo di competenza, la Gestione del Tempo si impara e può essere migliorata ed adattata alle esigenze personali di ognuno. E il miglioramento continuo, in questo caso particolare, produce effetti benefici sia nella sfera professionale che in quella personale.

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